Dalam penggunaan Primavera P6, salah satu langkah penting setelah membuat proyek adalah menyusun Work Breakdown Structure (WBS). WBS membantu planning engineer membagi proyek menjadi bagian-bagian pekerjaan yang lebih kecil sehingga perencanaan, monitoring, dan pengendalian proyek menjadi lebih mudah.
Berikut ini akan dijelaskan bagaimana membuat WBS di Primavera, serta memahami konsep budget, spending plan, dan benefit plan dalam pengelolaan proyek.
Memahami Struktur Proyek di Primavera
Ketika sebuah proyek baru dibuat di Primavera, biasanya proyek tersebut masih kosong. Kita hanya memiliki container proyek, tetapi belum ada aktivitas maupun pembagian pekerjaan.
Analogi sederhana:
- Proyek = buku
- WBS = struktur bagian dalam buku
- Activity = pekerjaan nyata yang akan dilakukan
Oleh karena itu, sebelum membuat aktivitas, kita harus terlebih dahulu membuat struktur WBS.
Cara Membuat WBS di Primavera P6
Untuk membuat WBS di Primavera, langkahnya sebagai berikut:
- Buka tampilan proyek di Primavera.
- Klik menu WBS.
- Proyek akan muncul sebagai level teratas.
- Tambahkan level WBS sesuai dengan pembagian pekerjaan proyek.
Sebagai contoh proyek sederhana:
Project: Construction of Fence
Struktur WBS dapat dibuat seperti berikut:
- Construction of Fence
- Earthwork
- Concrete Work
- Waterproofing
- Backfilling Work
- Metallic Work
Setiap bagian ini mewakili kelompok pekerjaan utama dalam proyek.
Jika diperlukan, setiap WBS dapat dibagi lagi menjadi sub-level, misalnya:
Earthwork
- Excavation 1 meter
- Excavation 3 meter
Concrete Work
- Foundation
- Columns
- Slab
Dengan cara ini, proyek dapat dipecah menjadi struktur yang lebih detail.
Alternatif Struktur WBS: Sistem EPC
Dalam beberapa proyek, konsultan mungkin meminta struktur EPC (Engineering, Procurement, Construction).
Contohnya:
Project
- Engineering
- Material Submittal
- Drawing Submittal
- Procurement
- Material Delivery Schedule
- Construction
- Earthwork
- Concrete Work
- Finishing
Struktur WBS sangat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan proyek.
Pengaturan Penting pada WBS di Primavera
Setiap WBS memiliki beberapa pengaturan penting, antara lain:
1. WBS Code
Kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap WBS.
Contoh:
- 1.0 Earthwork
- 2.0 Concrete Work
- 3.0 Waterproofing
2. Status WBS
Status WBS dapat digunakan untuk menunjukkan kondisi pekerjaan.
Beberapa status yang tersedia:
- Active – pekerjaan sedang berjalan
- Inactive – pekerjaan belum dimulai atau dihentikan
- What-If – digunakan untuk simulasi
- Planned – pekerjaan yang direncanakan
Fitur ini berguna jika manajemen meminta laporan seperti:
- Area proyek yang sedang berjalan
- Area proyek yang dihentikan
- Area yang masih dalam tahap perencanaan
3. Responsible Manager
Pada setiap WBS kita dapat menentukan penanggung jawab pekerjaan.
Contoh:
- Earthwork → Engineer Dedi
- Concrete Work → Engineer Prabowo
Dengan cara ini, laporan proyek dapat difilter berdasarkan penanggung jawab pekerjaan.
4. Notebook
Notebook digunakan untuk menyimpan informasi tambahan seperti:
- Lesson learned
- Catatan proyek
- Business benefit
- Dokumentasi penting
Namun perlu diingat bahwa Notebook bersifat per-level, artinya data yang dimasukkan pada WBS tidak otomatis muncul pada level proyek.
5. WBS Milestone
Milestone pada WBS dapat digunakan untuk memonitor progres keseluruhan suatu bagian proyek.
Milestone ini biasanya digunakan dalam perhitungan persentase progress proyek.
Konsep Budgeting pada WBS di Primavera
Selain struktur pekerjaan, Primavera juga menyediakan fitur untuk mengelola:
- Budget
- Spending Plan
- Benefit Plan
Semua proses ini biasanya dilakukan pada level WBS.
Original Budget
Original Budget adalah anggaran awal yang direncanakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Contoh:
Earthwork Budget = $50,000
Nilai ini biasanya berasal dari:
- Estimasi proyek
- Cost analysis
- Data dari tim estimasi
Budget Change Log
Jika terjadi perubahan pekerjaan (change order), maka perubahan tersebut dicatat dalam Budget Change Log.
Contoh:
Original Budget = $50,000
Change Order = $25,000
Maka:
Proposed Budget = $75,000
Status perubahan dapat berupa:
- Pending
- Approved
- Not Approved
Jika perubahan disetujui, maka Current Budget akan otomatis berubah.
Spending Plan
Spending Plan adalah rencana pengeluaran biaya proyek berdasarkan waktu.
Contoh distribusi pengeluaran:
| Bulan | Pengeluaran |
| Mei | $5,000 |
| Juni | $2,000 |
| Juli | $3,000 |
Total Spending Plan = $10,000
Data ini biasanya berasal dari:
- Cost analysis
- Cash flow projection
- Estimasi proyek
Benefit Plan
Benefit Plan menunjukkan keuntungan yang diharapkan dari proyek.
Contoh:
| Bulan | Profit |
| Mei | $1,000 |
| Juni | $2,000 |
| Juli | $2,000 |
Total Benefit Plan = $5,000
Hubungan Budget, Spending Plan, dan Profit
Contoh sederhana:
Budget = $50,000
Spending Plan = $10,000
Benefit Plan = $5,000
Maka:
Variance = Budget – Spending Plan
Variance = $40,000
Perhitungan ini membantu manajemen memahami kondisi keuangan proyek.
Metode Penyusunan Budget Proyek
Dalam praktiknya terdapat dua metode penyusunan anggaran proyek:
1. Top-Down Budgeting
Budget ditentukan oleh manajemen atas.
Alur proses:
CEO
→ Region Manager
→ Project Manager
→ WBS
Metode ini biasanya digunakan ketika perusahaan memiliki batas anggaran yang sudah ditentukan.
2. Bottom-Up Budgeting (Lebih Umum Digunakan)
Budget dihitung dari level pekerjaan paling detail.
Activity
→ WBS
→ Project
→ Region
→ Company
Metode ini lebih akurat karena berdasarkan estimasi pekerjaan sebenarnya.
Sumber Data Budget Proyek
Budget proyek biasanya berasal dari cost analysis yang dibuat oleh tim estimasi proyek.
Cost analysis biasanya berisi:
- Material cost
- Labor cost
- Equipment cost
- Direct cost
- Indirect cost
- Profit
Data ini kemudian digunakan oleh:
- Planning Engineer
- Cost Control Engineer
- Project Manager
untuk menyusun budget proyek di Primavera.
Baca juga: Perbedaan Budget WBS dan Budget dari Resource di Primavera P6 (Yang Sering Membingungkan Planner)
Kesimpulan
Work Breakdown Structure (WBS) merupakan dasar penting dalam pengelolaan proyek menggunakan Primavera P6. Dengan membuat struktur WBS yang jelas, planning engineer dapat:
- Membagi pekerjaan proyek secara sistematis
- Mengelola anggaran proyek dengan lebih akurat
- Membuat rencana pengeluaran (spending plan)
- Menghitung potensi keuntungan proyek
Selain itu, penggunaan metode Bottom-Up Budgeting memungkinkan perencanaan biaya proyek yang lebih realistis karena didasarkan pada estimasi pekerjaan yang detail.
Setelah struktur WBS selesai dibuat, langkah berikutnya dalam Primavera adalah menambahkan aktivitas proyek dan menghubungkannya dengan jadwal proyek.