Sebelum Anda melakukan update data aktual, ada beberapa kolom yang perlu Anda ketahui untuk melakukan update, yaitu:
- Actual Start: adalah tanggal mulai aktual dari aktivitas Anda.
- Actual Finish: adalah tanggal selesai aktual dari aktivitas Anda.
- % Complete: adalah progress aktivitas dalam bentuk persentase. Dengan meng-update % Complete, sisa durasi aktivitas yang diperbarui akan otomatis dihitung sesuai dengan persentase sisa pekerjaan dibandingkan dengan total durasi pekerjaan.
- % Work Complete jika Anda menggunakan resource: adalah persentase pekerjaan yang telah dilakukan oleh resource dalam satuan jam. Sebagai contoh, pekerja harus melakukan pekerjaan selama dua hari, dengan jumlah jam kerja per hari 8 jam, sehingga total Work adalah 16 jam. Work 100% berarti pekerja menghabiskan 16 jam untuk menyelesaikan pekerjaan. Pada kenyataannya, % Work Complete tidak selalu sama dengan % Complete. Namun, sebagian besar scheduler menganggap % Work Complete sama dengan % Complete agar lebih mudah. Jika Anda ingin mengasumsikan % Work Complete sama dengan % Complete, Anda dapat mengaturnya melalui:
- File > Options > Schedule > centang Update Task status updates resource status.
- Physical % Complete: adalah progress fisik dari aktivitas Anda. Kolom ini akan memengaruhi perhitungan Earned Value Method jika Anda memilih metode EVM menggunakan Physical % Complete. Input Physical % Complete tidak akan diakumulasikan pada level Summary atau WBS. Hal ini karena jenis setiap aktivitas dapat berbeda, sehingga Microsoft Project akan menganggap setiap aktivitas memiliki variabel yang berbeda.
Anda dapat mengisi data Actual Start, Actual Finish, dan % Complete untuk mulai melakukan update data aktual. Silakan isi data sesuai dengan tabel di bawah ini:
Untuk melakukan update sesuai dengan tabel data di atas, Anda dapat melakukannya dalam 2 langkah:
1. Update data secara langsung pada Gantt Table dengan mengisi tanggal aktual dan persentase progress sesuai dengan data yang tercantum pada tabel.
2. Update melalui fitur Update Project.
Baca juga tentang tutorial penjadwalan proyek menggunakan Microsoft Project, cara membuat baseline di Microsoft Project.
Update Data Aktual pada Gantt Table
Jika aktivitas masih berjalan atau masih dalam progress, Anda dapat mengisi tanggal actual start dan % Complete (remaining durasi diprorate terhadap progres) atau Physical % Complete (remaining durasi tidak prorate terhadap progres).
Jika aktivitas sudah selesai, Anda dapat mengisi tanggal actual start dan actual finish. Jika tanggal actual start dan actual finish sama dengan tanggal rencana, Anda dapat meng-update-nya secara otomatis melalui fitur Update Project, atau Anda juga dapat menginputnya secara manual pada Gantt Table.
Saya menyarankan untuk kali ini Anda menginputnya secara manual. Setelah Anda mengisi seluruh tanggal aktual dan % Complete, termasuk Physical % Complete (jika progres rencana berbeda dari aktual), lanjutkan ke langkah berikutnya. Pada contoh ini, seluruh jenis perhitungan Earned Value Method menggunakan % Complete, sehingga Anda cukup mengisi kolom % Complete sesuai dengan contoh pada tabel.
Update Data Aktual melalui Fitur Update Project
Setelah seluruh data aktual pada Gantt Table diisi, saatnya Anda melakukan update project melalui fitur Update Project.
Untuk melakukan update project, masuk ke menu: Project > Update Project.
Pada jendela Update Project, pilih:
Reschedule uncompleted work to start after:
Isi dengan 15 Oct 2022 sesuai dengan gambar di atas. Tanggal ini merupakan tanggal cut-off.
Pada kolom For, pilih Entire project.
Jika sudah selesai, klik OK.
Secara otomatis, seluruh aktivitas yang belum dimulai akan dijadwalkan ulang mulai dari tanggal cut-off.
