Sebelum Anda mempelajari Microsoft Project lebih jauh, sebaiknya Anda terlebih dahulu mengetahui istilah-istilah yang ada di Aplikasi Microsoft Project. Istilah-istilah ini biasanya juga merupakan istilah umum yang dapat Anda temui dalam istilah penjadwalan proyek.
Dalam menggunakan aplikasi Microsoft Project atau saat belajar Microsoft Project, Anda perlu terlebih dahulu mengetahui istilah-istilah dan memahami formula yang melekat padanya jika ada, agar nantinya Anda memiliki dasar pengertian dalam menggunakan aplikasi.
Berikut ini adalah sebagian istilah-istilah yang akan Anda temukan saat menggunakan Microsoft Project dan perlu dipahami:
Mempelajari Istilah dalam Microsoft Project
Task
Task adalah istilah lain untuk aktivitas atau pekerjaan.
Task merupakan bagian terkecil dari proyek dan biasanya berada di bawah WBS (Work Breakdown Structure) pada level terendah (Work Package).
Contoh task misalnya pekerjaan pengecoran, pemasangan pagar, rapat perencanaan, dan lain-lain. Di Microsoft Project, task ini diisi pada kolom “Task Name”.
Duration
Duration atau durasi dapat diartikan sebagai jarak antara mulai dan selesai suatu pekerjaan. Duration merupakan lamanya waktu pekerjaan atau aktivitas dilaksanakan. Duration memiliki kolom tersendiri di Microsoft Project.
Jika duration ditambahkan ke tanggal mulai, maka akan menghasilkan nilai tanggal selesai pekerjaan.
Sebagai contoh, pada pekerjaan proyek konstruksi, pekerjaan galian tanah memiliki durasi 3 hari. Artinya, lama pekerjaan tersebut dilaksanakan dalam periode tiga hari. Ketika duration diisi di Microsoft Project, maka akan ditulis “3 days” jika menggunakan satuan waktu hari.
Di Microsoft Project, duration dapat diisi dengan pilihan satuan sebagai berikut:
| Singkatan | Satuan |
| min | menit |
| hr | jam |
| day | hari |
| ed | elapsed day atau hari kalender |
| ew | elapsed week atau minggu kalender |
| wk | minggu |
| mont | bulan |
Start
Start adalah nilai tanggal dimulainya suatu aktivitas atau pekerjaan. Nilai start ini dapat diisi pada awal pengisian Microsoft Project, yaitu pada saat tahap perencanaan.
Microsoft Project dapat dibuat dalam mode auto-scheduled, tergantung pada pengaturannya, sehingga tanggal mulai pada seluruh aktivitas dapat bergeser secara otomatis berdasarkan hubungan antarpekerjaan.
Finish
Finish adalah tanggal akhir suatu pekerjaan. Tanggal ini merupakan tanggal mulai ditambah durasi pekerjaan.
Tanggal finish juga akan terisi secara otomatis jika aktivitas sudah memiliki tanggal start dan duration, serta terdapat hubungan antarpekerjaan dan diatur dalam mode otomatis.
Predecessor dan Successor
Predecessor adalah aktivitas sebelum atau yang mendahului aktivitas acuan dan memiliki hubungan relasi di antara keduanya. Sebaliknya Successor ada aktifitas yang ada di depan atau setelah aktifitas acuan. Hubungan yang ada dapat berupa Finish to Start (FS), Finish to Finish (FF), Start to Finish (SF), dan Start to Start (SS).
Resource
Resource adalah sumber daya yang tersedia pada proyek. Resource ini dapat berupa tenaga kerja maupun material.
Fixed Cost
Fixed Cost adalah pengeluaran atau biaya selain biaya resource. Fixed Cost merupakan biaya tetap yang dikeluarkan untuk aktivitas tertentu. Contohnya biaya training, biaya perjalanan, dan lain-lain.
Cost
Di Microsoft Project, Cost adalah total biaya yang diperlukan untuk melaksanakan suatu aktivitas, yang merupakan penjumlahan antara biaya resource dan fixed cost.
Gantt Chart
Gantt Chart adalah bentuk tampilan grafik batang horizontal yang menggambarkan setiap pekerjaan beserta durasinya. Penggunaan nama Gantt Chart berasal dari pengguna pertama chart ini, yaitu Henry L. Gantt.
Baseline
Baseline adalah jadwal rencana proyek yang telah ditetapkan atau direkam di Microsoft Project dan digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan aktual proyek.
Tracking
Tracking adalah proses membandingkan hasil pekerjaan di lapangan dengan rencana kerja awal. Dengan melakukan tracking, Anda dapat melihat apakah progress sudah sesuai dengan rencana awal, sehingga dapat diketahui kinerja pekerjaan yang sedang berjalan.
Milestone
Milestone adalah tanda awal atau akhir dari suatu pekerjaan. Milestone memiliki durasi 0 atau tidak memiliki durasi.
% Complete
% Complete menunjukkan jumlah aktual durasi pekerjaan yang sudah berjalan dalam bentuk persentase. Nilai ini dihitung dari tanggal mulai aktual sampai tanggal proyek di-update, atau dapat disebut Status date, cut-off date, atau sejumlah periode waktu tertentu.
% Complete = (Actual duration / duration) * 100 %.
% Work Complete
% Work Complete menunjukkan jumlah aktual pekerjaan yang sudah dilakukan dalam bentuk persentase. Nilai ini dihitung dari tanggal mulai aktual sampai tanggal proyek di-update, atau dapat disebut data date, cut-off date, atau sejumlah periode waktu tertentu.
% Work Complete = (Actual Work / Work) * 100 %.
Work: Jam kerja rencana yang dibutuhkan oleh resource untuk menyelesaikan task.
Actual Work: Jam kerja aktual yang digunakan oleh resource untuk menyelesaikan task.
Secara default, Microsoft Project memiliki konfigurasi % Work Complete yang sama dengan % Complete.
Hubungan antara % Work Complete dan % Complete dapat dihilangkan melalui:
Project Options> Schedule> hilangkan centang pada Update Task status updates resource status.
Physical % Complete
Physical % Complete adalah progress yang diisi secara manual di Microsoft Project sesuai dengan jumlah fisik pekerjaan yang benar-benar telah selesai dalam bentuk persentase.
Input ini akan berpengaruh ketika kita menggunakan metode Earned Value dengan pilihan Physical % Complete.
Itulah beberapa istilah yang perlu Anda ketahui saat belajar Microsoft Project untuk melakukan penjadwalan.
Meskipun masih banyak istilah lain yang perlu diketahui, jika Anda sudah memiliki dasar manajemen proyek, Anda tidak akan kesulitan memahami istilah-istilah dalam menggunakan aplikasi Microsoft Project atau dalam mempelajari Microsoft Project untuk penjadwalan.
Baca juga apa itu Free Float dan Total Float.
