Milestone dalam jadwal proyek biasanya merupakan penanda peristiwa penting yang dapat memengaruhi durasi proyek.
Milestone didefinisikan sebagai aktivitas atau peristiwa yang tidak memiliki durasi atau berdurasi nol, tetapi memiliki arti penting karena menandai tanggal mulai atau tanggal selesai suatu proyek, atau suatu peristiwa yang dapat memengaruhi jadwal proyek secara keseluruhan karena biasanya berada pada jalur kritis, meskipun tidak selalu.
Salah satu contoh milestone adalah Contract Award atau penetapan kontrak. Proyek tidak dapat dimulai apabila kontrak belum ditandatangani dan diserahkan oleh klien kepada kontraktor.
Dalam jadwal proyek, milestone biasanya ditandai dengan bentuk “Diamond” atau simbol belah ketupat dan hanya menampilkan satu tanggal kejadian.
Kriteria Milestone
Sebelum menambahkan milestone pada jadwal, sebaiknya pastikan milestone tersebut telah memiliki kriteria yang dibutuhkan.
Milestone yang efektif harus memenuhi beberapa kriteria berikut:
- Specific, dalam arti memiliki ruang lingkup yang jelas.
- Measurable, dalam arti dapat diukur untuk menentukan apakah suatu tahapan dapat dinyatakan selesai atau belum selesai.
- Attainable, dalam arti dapat diselesaikan dalam waktu yang tersedia.
- Relevant, dalam arti berkaitan dengan ruang lingkup pekerjaan.
- Timely, dalam arti tanggal mulai dan tanggal penyelesaiannya telah ditentukan.
- Open, dalam arti terbuka dan mudah dipahami oleh berbagai pihak.
- Small, dalam arti tidak terlalu rumit.
- Assignable, dalam arti pihak atau divisi yang bertanggung jawab untuk mencapai milestone tersebut dapat ditentukan dengan mudah.
- Progressive, dalam arti pencapaian suatu milestone menjadi awal pelaksanaan milestone berikutnya.
- Significant, dalam arti ruang lingkup milestone tidak terlalu kecil, sehingga jumlah milestone yang dibuat tidak terlalu banyak.
Dari beberapa definisi di atas, milestone dapat diartikan sebagai “tahapan antara” sebelum tercapainya output keseluruhan dari suatu kontrak.
Contoh Milestone
Lalu, apa saja contoh milestone dalam proyek?
Berikut adalah beberapa contoh milestone yang umum digunakan dalam pelaksanaan proyek:
- Contract award atau penetapan kontrak.
- Site survey atau survei lapangan.
- P&ID (Piping and Instrumentation Diagram) approved.
- Discipline acceptance.
- Mechanical completion.
- Ready to start up.
- Initial facility handover atau serah terima awal fasilitas.
- Final acceptance atau penerimaan akhir, dan lain-lain.
Jarak antara satu milestone dengan milestone lainnya perlu dipertimbangkan secara cermat. Perlu dianalisis apakah titik pekerjaan berikutnya layak dijadikan sebagai tahapan milestone.
Dengan memahami milestone dalam proyek, tim terkait akan terbantu dalam hal komunikasi antartim, khususnya dalam proses pelaporan.
Milestone harus dimasukkan ke dalam laporan proyek mingguan atau bulanan sebagai tolok ukur kemajuan proyek.
Jika terdapat kemungkinan perubahan tanggal milestone saat proyek masih berjalan, maka perubahan tersebut harus disesuaikan dengan prosedur pengendalian perubahan atau change control procedure, yang kemudian digunakan untuk mengubah jadwal yang telah disepakati.
Apa Perbedaan antara Task dan Milestone?
Jika Anda pernah bingung menentukan apakah suatu kejadian yang akan ditambahkan ke jadwal termasuk milestone atau bukan, ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri Anda:
Apakah ini deliverable atau task?
Task adalah tindakan atau serangkaian tindakan yang harus diselesaikan secara berurutan.
Deliverable mengacu pada produk atau hasil kerja yang dibuat selama proses proyek dan diserahkan pada waktu penyelesaian tertentu untuk tujuan yang telah disepakati, misalnya untuk kebutuhan pemasaran, penjualan, atau tujuan proyek lainnya.
Contoh:
Task: Menulis esai tentang diri sendiri.
Deliverable: Tulisan yang telah selesai dan memenuhi persyaratan sesuai instruksi yang diberikan.
Apakah hal ini akan memengaruhi deadline keseluruhan?
Deadline merupakan salah satu faktor penting dalam milestone. Anda perlu mengetahui apa yang akan terjadi jika target tersebut tidak tercapai, serta seberapa besar kemungkinan dampaknya terhadap proyek.
Dengan demikian, tidak akan ada kejutan yang tidak diinginkan pada akhir proses pelaksanaan pekerjaan yang panjang dan melelahkan.
Apakah ini merupakan titik kritis dalam proyek yang menunjukkan adanya kemajuan?
Milestone seharusnya mengindikasikan telah terjadi kemajuan sejak milestone tersebut ditetapkan, dan dapat digunakan sebagai indikator untuk melihat bagaimana perkembangan proyek ke depan.
Apakah hal ini perlu direview oleh stakeholder?
Stakeholder adalah pihak-pihak terkait dan pihak penting yang akan terdampak oleh proses atau hasil proyek.
Review dapat mencakup pendapat, masukan, area yang perlu diperbaiki, perubahan kebijakan atau prosedur yang diperlukan agar pelaksanaan proyek dapat berjalan lebih lancar, dan lain sebagainya.
Apakah ini merupakan suatu kejadian yang memengaruhi proyek?
Jika ya, maka hal tersebut dapat menjadi milestone. Jika tidak, maka hal tersebut lebih tepat disebut sebagai task yang harus diselesaikan.
Cara Menggunakan Milestone Penting dalam Proyek
Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu milestone dan mengapa milestone penting, mari kita lihat tiga cara milestone dapat membantu proyek Anda:
Melacak Deadline Deliverable dengan Mudah
Tidak ada rencana yang lengkap tanpa timeline. Menggunakan milestone dan deliverable proyek merupakan salah satu cara terbaik untuk menonjolkan tanggal-tanggal penting tersebut.
Mengapa?
Setiap orang umumnya ingin melihat gambaran high-level mengenai tanggal dan peristiwa penting. Dalam rencana proyek, milestone biasanya ditampilkan secara khusus, umumnya dengan simbol belah ketupat.
Dalam rencana proyek, Anda sebaiknya mencantumkan task dan usaha yang mengarah pada pencapaian suatu milestone.
Namun, tampilkan milestone pada akhir rangkaian task tersebut. Hal ini menunjukkan penyerahan atau bahkan presentasi dari suatu deliverable.
Berikut adalah cara tim proyek menggunakan milestone untuk memantau deadline proyek.
Menandai Tanggal-Tanggal Penting
Saat merencanakan proyek, semua tanggal penting perlu diperhatikan karena dapat memengaruhi jadwal proyek.
Dalam contoh ini, penyelesaian pekerjaan pondasi telah dimasukkan sebagai milestone dalam rencana proyek agar jadwal pekerjaan di sekitarnya dapat disusun dengan lebih baik:
Menemukan Constraint Proyek
Banyak proyek bergantung pada kondisi eksternal atau mitra agar dapat berjalan. Jika Anda tidak memantau pengaruh dari pihak eksternal, kemungkinan besar hal tersebut akan terlewat.
Karena deliverable tersebut bergantung pada seseorang atau sesuatu di luar proyek, maka sebaiknya item tersebut diidentifikasi sebagai milestone proyek.
Berikut adalah contoh penggunaan milestone untuk memantau persetujuan dari klien.
