Hingga saat ini, hampir semua jenis bisnis dijalankan sebagai proyek. Di dalamnya terdapat penjadwalan aktivitas, penugasan resource dalam proyek, termasuk menentukan kapan proyek dimulai dan kapan proyek selesai, memilih material atau resource yang dibutuhkan, dan lain-lain.
Terlepas dari sektor industri apa pun, jika Anda adalah CEO, project manager, project planner, atau tim pendukung dalam suatu proyek, Anda perlu mengetahui bagaimana proses perencanaan dilakukan dalam proyek dan bagaimana proyek dimonitor di perusahaan Anda.
Penggunaan Microsoft Project saat ini dapat dikatakan sebagai kebutuhan dasar dalam pelaksanaan proyek.
Hampir semua perusahaan membutuhkan Ms. Project untuk mengelola jadwal aktivitas dalam proyek, seperti aktivitas, hubungan antaraktivitas, resource, biaya yang dikeluarkan, progress, dan lain-lain.
Tidak hanya untuk aktivitas tim proyek Anda sendiri, tetapi juga saat bekerja sama dengan vendor atau subkontraktor yang mendukung proyek Anda. Anda juga memerlukan tool penjadwalan seperti Ms. Project untuk bertukar informasi atau melakukan update jadwal aktivitas yang dikirim oleh vendor Anda, biasanya melalui email.
Baca juga Mempelajari Istilah dalam Penjadwalan Proyek.
Berikut ini adalah fitur Microsoft Project yang dapat Anda optimalkan:
- Mendukung penyimpanan data dan perhitungan perencanaan jadwal serta resource secara detail dalam proyek Anda.
- Dapat melakukan perhitungan otomatis pada level summary atau level WBS, kemudian mencakup level pekerjaan yang lebih detail jika diperlukan.
- Dapat menjadwalkan aktivitas secara otomatis atau manual sesuai kebutuhan.
- Dapat menyimpan rencana jadwal kerja, resource, dan anggaran secara detail, melakukan update aktual, serta melacak progress.
- Dapat menampilkan laporan planning vs actual dalam bentuk tabel, grafik, dan kurva-S yang dapat disesuaikan.
- Untuk kebutuhan input data, mudah diterapkan ke Microsoft Excel dan sebaliknya.
- Data dapat diintegrasikan dengan aplikasi Oracle Primavera menggunakan fitur export dan import.
- Banyak digunakan dalam proyek sehingga lebih umum untuk bertukar data dengan tim lain di proyek, baik kontraktor, konsultan, maupun owner.
- Fitur penjadwalan di Microsoft Project mengikuti aturan yang tercantum dalam PMBOK dan manajemen proyek secara umum.
Keluarga Microsoft Project
Ada beberapa jenis Microsoft Project yang dapat Anda temukan di pasaran, yaitu:
Microsoft Project Standard: Jenis program desktop untuk level entry-level yang dapat Anda gunakan untuk merencanakan, melakukan update, dan melakukan tracking.
Microsoft Project Professional: Jenis program ini mencakup seluruh fitur Microsoft Project Standard ditambah fitur tambahan lainnya, seperti Team Planner View. Microsoft Project Professional juga dapat digunakan bersama dengan Microsoft Project Online dan Microsoft Project Server.
Selain itu, selain dapat menggunakan Microsoft Project secara standalone dengan menginstalnya pada PC atau laptop, Anda juga dapat mengakses data dan layanan proyek melalui:
Microsoft Project Online, melalui Office 365. Project Online adalah solusi Microsoft Project and Portfolio Management atau PPM.
Project Server: Ini adalah solusi PPM terpusat dalam satu server.
Project Web App (PWA): merupakan interface berbasis browser untuk solusi PPM.
Fitur Microsoft Project
Microsoft Project telah mengembangkan fitur aplikasinya mulai dari versi awal yang dirilis hingga versi terbaru. Berikut ini adalah perkembangan fitur dalam Microsoft Project sebagai perbandingan jika Anda ingin melakukan upgrade dari versi lama ke versi yang lebih baru:
Microsoft Project 2016
- Dibandingkan dengan versi sebelumnya, Microsoft Project 2016 memiliki fitur tambahan sebagai berikut:
- Update tampilan Timeline: Menampilkan beberapa timeline bar dengan rentang tanggal yang dapat disesuaikan.
- Tell Me: Fitur pencarian dalam bentuk kotak teks untuk mengakses bantuan dengan cepat atau mengetahui penggunaan suatu fitur.
- New themes: mengubah tampilan visual Microsoft Project.
Microsoft Project 2013
Fitur tambahan pada Microsoft Project 2013 dibandingkan dengan versi sebelumnya adalah sebagai berikut:
- Reports: Project 2013 menggantikan fitur laporan tabel sebelumnya dengan cara baru untuk memvisualisasikan data proyek Anda. Fitur laporan mencakup kombinasi dinamis antara tabel, grafik, dan konten teks, serta sangat dapat disesuaikan.
- Task Path: gunakan fitur ini untuk menentukan Gantt bar dari predecessor atau successor aktivitas yang dipilih.
- Redesign Backstage and OneDrive Integration: fitur ini menyediakan akses cepat ke penyimpanan Microsoft OneDrive yang terintegrasi dengan tampilan Project Backstage.
- Tanggal penyelesaian proyek yang jauh lebih panjang: mengubah batas waktu terakhir pekerjaan proyek dari 31 Desember 2049 menjadi 31 Desember 2149.
- Dukungan untuk input sentuh: Anda dapat mengoptimalkan interface Microsoft Project untuk input sentuh atau mouse.
- Integrasi Skype khusus Microsoft Project Professional: Anda dapat membuka Skype untuk mengirim pesan atau membuat email kepada resource melalui Microsoft Project.
- Dukungan untuk apps for Office: Microsoft Project mendukung add-ins dan aplikasi pihak ketiga yang tersedia di store.office.com.
Microsoft Project 2010
Aplikasi Microsoft Project 2010 memiliki fitur-fitur berikut:
- Interface ribbon
- Tampilan Backstage
- Task dengan penjadwalan otomatis dan manual
- Gantt Chart
- Manajemen Resource
- Tampilan Timeline
- Peningkatan fitur paste ke Excel dan Word
- Ribbon yang dapat disesuaikan
- Custom fields
- Peningkatan Autofilter
- Save as PDF atau XPS
- Team Planner View khusus Project Professional
- Inactive Task khusus Project Professional
- Integrasi SharePoint Task List khusus Project Professional
Microsoft Project vs. Primavera
Berbeda dengan penggunaan Microsoft Project yang lebih sesuai digunakan untuk aktivitas pada proyek skala kecil atau menengah, penggunaan Primavera Project Management ditujukan untuk mengerjakan proyek dengan skala yang lebih besar atau capital project, atau untuk mengintegrasikan aktivitas dari beberapa proyek yang berjalan secara bersamaan. Mulai dari proses perencanaan hingga tracking atau pelaksanaan aktual aktivitas di lapangan, yang melibatkan banyak tim untuk mengakses dan memperbarui data, sehingga cocok digunakan pada perusahaan berskala besar seperti perusahaan konstruksi, minyak dan gas, manufaktur, dan lain-lain.
Kunjungi juga Training Primavera P6, Pelatihan Microsoft Project.
Primavera dapat digunakan untuk melakukan analisis dan tracking proyek dengan parameter yang lebih detail dibandingkan Microsoft Project karena grafik dan data yang ditampilkan, serta pilihan variabelnya lebih detail.
Primavera Enterprise memiliki fitur login pribadi yang dapat dikonfigurasi sehingga pengguna dapat mengakses data proyek tertentu atau fitur tertentu.
Beberapa pengguna yang sudah login juga dapat melakukan update proyek secara bersamaan jika diberikan hak akses atau privilege.
Dalam artikel ini, saya tidak ingin mengajak Anda untuk memilih salah satu dari kedua tool tersebut, karena masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.
Namun, lebih kepada kebutuhan mana yang paling sesuai dengan kondisi manajemen proyek saat ini di perusahaan Anda.
Berikut saya sertakan tabel perbandingan fitur Primavera dibandingkan dengan Ms. Project:
| Fitur | Microsoft Project | Oracle Primavera |
| Akses beberapa pengguna secara bersamaan | Tidak tersedia. Tampilan proyek read-only didukung melalui web | Ya |
| Total baseline proyek atau jadwal rencana | 11 | Tidak terbatas |
| Jumlah aktivitas atau task | 400000 | 100000 |
| Total EPS atau pengelompokan proyek | Tidak tersedia | 20 Professional, 50 EPPM |
| Kurva-S | Ya | Ya |
| Gantt Chart | Ya | Ya |
| Critical Path | Ya | Ya |
| Manajemen Resource | Ya | Ya |
| OBS atau Project Organizational Structure | Tidak tersedia | Ya |
| Earned Value Method | Ya | Ya |
| Publish Project atau konversi ke HTML | Tidak tersedia | Ya |
| Issue dan Risk | Tidak tersedia | Ya |
| Proyek dapat diatur read-only | Ya | Ya |
| Dukungan Web | Jika Ms. Project terhubung dengan SharePoint atau Project Server, sifatnya terbatas | Ya, EPPM. Detail proyek dapat ditampilkan secara penuh di web |
| Upgrade versi | Ya, Professional | Ya |
| Installed Columns | 40 | 200 |
| Custom Fields Formula | Ya | Tidak tersedia |
| Multi relationship pada 2 aktivitas yang sama | Tidak tersedia | Ya |
| Sub-activity atau step, detail sub-activity dengan bobot persentase | Tidak tersedia | Ya |
| Import Export Primavera ke Ms Project atau sebaliknya | Tidak tersedia | Ya |
Dari sisi biaya per lisensi, penggunaan Primavera akan lebih besar dibandingkan Microsoft Project.
Biaya yang dikeluarkan dapat berupa biaya pembelian per user license, kebutuhan training, upgrade versi, maintenance, atau integrasi data.
Jika Anda atau perusahaan Anda terlibat dalam beberapa proyek sekaligus yang membutuhkan data terintegrasi dan melibatkan banyak orang dengan beberapa atau banyak tim dalam proyek, maka Anda perlu mempertimbangkan penggunaan Primavera dalam pelaksanaan proyek di perusahaan Anda.
Namun, untuk pekerjaan proyek skala menengah atau kecil yang tidak memerlukan analisis dan pencatatan terlalu detail selain jadwal aktivitas, biaya, resource, dan penempatan resource, sebaiknya Anda menggunakan Ms. Project karena lebih sederhana dan lebih ringan digunakan sebagai sarana pertukaran data.
Di sisi lain, biasanya perusahaan yang menggunakan Primavera juga tetap perlu memiliki Microsoft Project untuk kebutuhan pertukaran informasi dengan perusahaan lain, seperti vendor, atau dengan departemen lain.
