Work Breakdown Structure atau WBS adalah struktur pengelompokan pekerjaan yang menggambarkan ruang lingkup proyek beserta paket-paket pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam suatu proyek.
WBS dibagi menjadi sub-bagian dan paket pekerjaan agar ruang lingkup pekerjaan dalam proyek dapat lebih mudah dikelola, diestimasi, direncanakan, serta ditugaskan kepada orang atau departemen yang bertanggung jawab untuk mengelolanya.
6 Langkah Utama Membuat WBS
Ada enam langkah utama dalam membuat WBS, yaitu:
- Menentukan ruang lingkup, tujuan, dan sasaran proyek: Anda dapat melihat ruang lingkup dan tujuan proyek pada dokumen proyek.
- Identifikasi pernyataan proyek dari konsep hingga menjadi pernyataan yang menggambarkan penyelesaian pekerjaan. Anda juga dapat mendefinisikan kategori pekerjaan ke dalam area kerja yang dapat dikelola dan dipantau.
- Daftar semua hal yang berkaitan dengan hasil pekerjaan atau deliverables. Buat struktur yang menggambarkan deliverables proyek yang harus diserahkan.
- Bagi ruang lingkup pekerjaan hingga ke level aktivitas yang perlu dilaksanakan, kemudian kumpulkan daftar aktivitas tersebut ke dalam kelompok paket pekerjaan. Work Package adalah level WBS terkecil sebelum level aktivitas.
- Sesuaikan setiap paket pekerjaan dengan tim proyek berdasarkan tanggung jawab dan sumber daya yang dibutuhkan.
Di Primavera, WBS dibuat secara terpisah dari halaman aktivitas. Anda dapat membuat WBS dengan masuk terlebih dahulu ke halaman WBS. Sementara itu, di MS Project, WBS dan aktivitas berada pada lembar kerja yang sama.
Membuat WBS pada halaman terpisah di Primavera memiliki keuntungan, yaitu WBS menjadi lebih mudah dikelola. Anda dapat membuat daftar atau bagan WBS yang nantinya dapat dikonversi menjadi PDF atau dicetak dalam bentuk hardcopy jika diperlukan.
Anda juga dapat dengan mudah mengelola progres, termasuk perhitungan kinerja dan data lainnya berdasarkan masing-masing WBS.
Keuntungan Membuat WBS di Primavera
Beberapa keuntungan yang diperoleh dalam membuat dan menggunakan WBS di Primavera adalah:
Mudah dibuat dan dikelola
Anda dapat langsung masuk ke halaman WBS (Project -> WBS), membuat WBS, lalu mengelola WBS secara terpisah atau menggabungkan perhitungannya ke dalam proyek secara opsional.
Banyak pilihan konfigurasi WBS
Di Primavera, pilihan konfigurasi WBS memiliki banyak kriteria.
Anda dapat mengatur jenis pembaruan progres, perhitungan Earned Value Method, pembiayaan, dan lain sebagainya pada level WBS.
Opsi pengelompokan aktivitas dapat berdasarkan WBS atau pengelompokan lain yang dapat disesuaikan menggunakan Activity Codes
Anda dapat menggunakan pengelompokan lain dengan Activity Code jika memiliki beberapa kriteria untuk menampilkan proyek dengan lebih dari satu model WBS. Sebagai contoh, Anda ingin mengelompokkan aktivitas berdasarkan BoQ dan fase pekerjaan. Dengan demikian, Anda dapat menampilkan kelompok pekerjaan aktivitas berdasarkan dua atau lebih struktur yang berbeda.
Dan lain-lain
Idealnya, membuat WBS di Primavera merupakan langkah yang dilakukan sebelum memasukkan aktivitas. Anda perlu membuatnya secara manual di Primavera, dan WBS tidak dapat diimpor dari Excel atau MS Project tanpa aktivitas.
Contoh Cara Membuat WBS di Primavera
Tabel di bawah ini menunjukkan data aktivitas untuk pembangunan Haitang Corporate Park. Tabel tersebut dibagi menjadi beberapa Work Breakdown Structure (WBS), yang ditandai dengan huruf tebal.
WBS ID berada pada kolom pertama. Kolom kedua berisi activity ID dan nama work breakdown structure (WBS), yaitu kategori pekerjaan proyek. Kolom ketiga berisi nama aktivitas.
Kolom keempat adalah jenis aktivitas yang perlu Anda pilih di Primavera. Kolom kelima adalah durasi masing-masing aktivitas dalam satuan hari.
Langkah pertama yang perlu dilakukan sebelum menambahkan aktivitas adalah membuat WBS terlebih dahulu.
Langkah-Langkah Membuat WBS
Untuk membuat WBS, lakukan langkah berikut:
- Buka proyek yang akan dibuatkan WBS.
- Setelah proyek terbuka, akses menu Project -> WBS.
- Pada halaman WBS, tambahkan WBS dengan mengklik tombol Add . Kolom WBS Code dibiarkan saja karena sudah terisi secara otomatis. Pada kolom WBS Name, beri nama Design and Engineering.
- Tetapkan OBS Construction Manager pada kolom Responsible Manager, seperti pada contoh di bawah ini.
- Lanjutkan membuat WBS sesuai dengan data tabel aktivitas di atas. Anda dapat menggeser posisi WBS sesuai dengan hierarki WBS, baik ke level yang lebih rendah maupun lebih tinggi. Gunakan panah ke kanan untuk membuat hierarki WBS menjadi lebih rendah. Gunakan panah ke kiri untuk membuat hierarki WBS menjadi lebih tinggi.
- Hasil akhir WBS adalah sebagai berikut:
Cara Membuat WBS Code yang Lebih Informatif
Anda dapat membiarkan WBS Code dibuat secara otomatis seperti contoh di atas. Namun, jika memiliki waktu, Anda dapat membuat WBS Code yang lebih informatif.
Anda dapat membuat WBS Code dengan menyingkat WBS Name agar lebih informatif saat ditampilkan pada kolom tabel aktivitas.
Gambar di bawah ini menunjukkan perbandingan antara WBS Code yang menampilkan singkatan nama WBS dan WBS Code yang tidak menggunakan singkatan:
WBS Code dengan singkatan:
WBS Code dengan nomor otomatis:
Dari perbandingan di atas, dapat dilihat bahwa WBS Code dengan singkatan lebih informatif.
Hierarki aktivitas dapat dilihat pada WBS Code, misalnya aktivitas yang menggunakan WBS Code EC005011.Mechanicals.HVAC (EC005011 adalah kode proyek). Dapat disimpulkan bahwa aktivitas tersebut berada pada hierarki WBS: Mechanical -> HVAC.
Sebagai perbandingan, WBS Code untuk WBS bernomor otomatis adalah EC005011.4.1. Hierarki aktivitas tidak dapat diketahui hanya dengan melihat WBS Code yang dibuat otomatis.
Untuk membuat WBS Code dalam bentuk singkatan, Anda dapat mengubah WBS Code yang sebelumnya dibuat otomatis menjadi seperti di bawah ini:
Sekarang ubah WBS Code Anda yang masih berbentuk angka menjadi singkatan WBS Code seperti yang ditunjukkan di atas. Untuk melakukannya, kembali ke halaman WBS, lalu ubah WBS Code:
Edit semua WBS Code menjadi singkatan sesuai contoh. Urutkan pengisiannya mulai dari hierarki WBS tertinggi hingga yang terendah (Parent->child). Cukup tuliskan bagian terakhir dari WBS Code, maka Primavera akan secara otomatis menuliskannya sesuai struktur WBS, misalnya:
EC005011.Mechanicals: ketik Mechanicals.
EC005011.Mechanicals.Lifts: ketik Lifts.
Untuk membuat tampilan WBS yang terstruktur pada tabel aktivitas, Anda perlu membuat pengelompokan WBS pada halaman aktivitas melalui menu Group and Sort…; caranya adalah sebagai berikut:
Klik kanan pada header tabel aktivitas, lalu klik menu Group and Sort… .
Pada kolom Group By , pilih WBS.
Hasilnya adalah sebagai berikut:
Tampilan pada tabel aktivitas:
Anda dapat mengklik Hide if empty jika ingin menyembunyikan WBS yang tidak memiliki aktivitas.
Baca juga tutorial Primavera langkah demi langkah.
